سیستم دبیرخانه و اتوماسیون گردش اداری paperless

امکانات عمومی :

سیستم اتوماسیون گردش اداری به صورت paperless بوده و تمامی تبادلات نامه از مرحله ورود تا بایگانی به صورت الکترونیکی انجام می گیرد.این سیستم با تکیه بر دانش بومی بر بستر ( platform ) قدرتمند برنامه نویسی .net تهیه و تنظیم شده است.از جمله قابلیت های قابل اشاره سیستم میتوان به موارد زیر اشاره کرد :

ثبت نامه در انواع وارده صادره داخلی ( نوعهای یاد شده مبنا و سیستم قابلیت تعریف نوعهای جدید را بر اساس استانداردهای موجود ، دارا می باشد.

گردش الکترونیکی نامه از مرحله ورود به کارتابل تا مرحله بایگانی

این سیستم دارای قابلیت های ویژه ای بوده که آنرا از سیستم های اداری فعلی متمایز می سازد :

قابلیت تعریف اشخاص در چارت سازمانی بدین صورت که هر شخص می تواند در چند جای چارت قرار گیرد.

قابلیت ارجاع پرونده های کاری به شخص دیگر

قابلیت رویداد نگاری سیستم ( آنالیز جزء به جزء کلیه اعمال )

محیط بسیار زیبا و قابلیت تغییر محیط کار ( شکل و شمای کلی و همچنین رنگ محیط )

سهولت کاربری

امکان ویرایش تصویر در زمان ثبت تصویر نامه

جستجوی سریع و قوی نامه

رزرو شماره نامه

قابلیت آرشیو نامه و بازگرداندن

سیستم شماره دهی نامه که براساس3 مطلب می باشد :

الف) دبیرخانه(ها)ی فعال

ب) فرمول تعریف نامه برای تعیین اندیکاتور

ج) کدینگها

الف) دبیرخانه(ها)ی فعال :

این سیستم بگونهای توسعه یافته است که قابلیت استفاده از چند دبیرخانه مبرا در زمان واحد را داراست.(لازم بذکر است که کلیه عملیات سیستم نظیر ارجاعات نامه و سیکل گردش اداری براساس همین فرض و بصورت کاملاً جدا صورت خواهد گرفت).

ب) فرمول تعریف نامه برای اندیکاتور:

در زمان ثبت دبیرخانه در سیستم از شما خواسته میشود که فرمولی را برای دبیرخانهی مورد نظر تعریف نمایید.این فرمول میتواند با استفاده از یک یا چند Pattern باشد.ممکن است Pattern بکار رفته در این زمینه تنها شامل یک سریال باشد.(به مثالهای زیر توجه شود):

پیشوند[Pattern Enable]+سریال+پسوند[Pattern Enable]

1387/---/الف|12

در مثال فوق ابتدای هر شماره نامه (اندیکاتور) عدد و علامت "1387/"، پس از آن یک سریال "---" و پس از آن حرف، علامت و عدد "12|الف" قرار خواهد گرفت.

لازم بذکر است که این سیستم، شماره اندیکاتور را به ازای نوعهای مختلف نامه (شامل وارده، صادره، داخلی، صادره پیرو وارده و ...) بصورت مجزا دنبال میکند.این بدان معناست که چنانچه تا بحال 100 عدد نامه صادره ثبت شده و حال اقدام به ثبت یک نامه وارده بنمایید، سیستم (طبق مثال بالا) عدد:

1387/1/الف|12

(با نوع وارده) را به شما خواهد داد.

(لازم به قید است که پیشوند و پسوند در مثال نامه بالا شامل Pattern هم میباشد، به مثال زیر ت

وجه شود:)

10/[Date]-[Hour] /---/الف|12

منظور این است که اگر تاریخ ثبت نامه بفرض 1387/01/12 و ساعت ثبت 10 باشد، شماره اولین نامه بصورت زیر خواهد بود:

10/1387/01/12-10/1/الف|12

ج) کدینگ:

منظور از کدینگ در سیستم، تعریف مبناها براساس استانداردها است.برفرض در قسمت کدینگ امکان ثبت نوع نامه وجود دارد.(میدانیم انواع اساسی نامه بصورت "وارده، صادره، داخلی، صادره پیرو وارده" است).با استفاده از قوانین حاکم بر انواع نامههای فوق (نظیر گیرندگان و فرستندگان)، شما قادر خواهید بود، نوع جدید نامه را تعریف نمایید.این نوع جدید خود در قسمت ثبت نامه، اندیکاتور سریال خود را خواهد داشت.

سیستم دبیرخانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل.

در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود.تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.سیستم دبیرخانه بدون کاغذ نهیب با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.

در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد.

قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم اتوماسیون اداری

ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....

تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره

تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ...

امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها

امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم

امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel

جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .

اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ...

امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر

امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه

امکان رزرو شماره نامه

....

اسکن و بایگانی اتوماسیون اداری

قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای

امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی

امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف

انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف

امکان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم

امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های Feeder

امکان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف

فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم

...

Word

تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003

امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word

ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها

امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران

قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های Word (مفهومی)

امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه

امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه

امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی

امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel

گزارش از دفتر اندیکاتور

گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...

امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و ....

مدیریت سیستم اتوماسیون اداری

تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز

تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه

امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم

امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از ...

تلفن :	منقضی شده
منطقه :
آدرس :

تماس با آگهی دهنده ()
در مورد: اتوماسیون اداری :

نام :
ایمیل یا تلفن :
پیام :	با سلام

کلمات کلیدی :

اتوماسيون اداري برنامه نويس

ورود کاربران

آپلود ویدیو

پرداخت با کارتهای عضو شتاب

آگهی های جدید

کلمات کلیدی

اتوماسیون اداری :

آگهی های مرتبط